Gestão Eletrônica de Documentos

É fato que a principal fonte de informação das Empresas está nos documentos, sejam estes arquivos de processadores de textos, planilhas eletrônicas, fotografias, filmes, gravações de áudio, imagens de documentos em papel, relatórios, ou correspondências recebidas por diferentes meios (correio, fax, e-mail). Como um recipiente de informação não estruturada, os documentos representam em essência, a capacidade de qualquer empresa de se comunicar e interagir com outras entidades.

    O Gerenciamento eletrônico de documentos ou Gestão eletrônica de documentos (GED) é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessar os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador Web por meio de uma intranet coorporativa, a capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do Conhecimento.

    Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. O GED permite preservar esse patrimônio e organizar e centralizar eletronicamente a documentação, para assegurar a informação necessária, na hora exata, para a pessoa certa. O GED lida com qualquer tipo de documentação.

    Este serviço avalia as necessidades específicas do cliente e oferece um sistema modular, o que possibilita a implantação gradativa do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.

    O Sistema GED encontra-se disponível, com armazenamento no servidor da Finaltec de todas as informações, imagens digitalizadas, arquivos eletrônicos e índices nele lançados, para acesso remoto aos dados via internet, sete dias por semana, 24 horas por dia a todos os funcionários e colaboradores autorizados. 

Vantagens:

• Aumento da velocidade de localização e disponibilidade de documentos.
  
• Categorização e indexação dos documentos.
  
• Segurança: evita extravio ou falsificação de documentos.
  
• Mais agilidade nas transações, velocidade nos processos.
  
• Redução de ônus por não localização de documentos.
  
• Redução no tempo de localização e recuperação de documentos.
  
• O processo utiliza ferramentas de segurança para o controle de acessos.
  
• Múltiplos usuários podem acessar simultaneamente.
  
• Dinamiza extraordinariamente o acesso e a disseminação das informações entre os funcionários e colaboradores, mediante a visualização instantânea e a multi-usuários de arquivos eletrônicos e imagens de documentos nas próprias estações de trabalho.
  
• Concentra em um único sistema, a gestão, o armazenamento e o acesso das informações da empresa, independente da forma como estas se encontram: papel, imagens digitalizadas ou arquivos eletrônicos (word, excel etc).
  
• Categorias de permissão conforme o usuário:
  
• Restrições de acesso a arquivos e imagens de documentos predeterminados;
  
• Delimitações para visualização, alteração, exclusão e criação de arquivos
  
• Criação de um novo e eficiente canal de comunicação com clientes, fornecedores e público em geral, aos quais podem ser concedidas senhas de acesso com delimitações de uso dos recursos do software a critério do administrador do sistema.